Comment mettre en place une culture projet dans son équipe

À notre époque hautement digitalisée, les entreprises doivent s’adapter en permanence aux multiples contraintes liées à l’évolution. Le changement intervient à plusieurs niveaux avec lesquels les dirigeants et managers doivent jongler pour exister sur un marché.

Pour les équipes de gestion de projet, plus précisément, le quotidien est régulièrement bouleversé par ces changements organisationnels, commerciaux, managériaux, juridiques et financiers. Cela perturbe sans cesse la culture projet, contrainte de s’adapter.

Il est donc compréhensible que la culture projet ne soit pas toujours facile à entretenir et qu’elle ternisse avec le temps. Maintenir une vraie culture projet dans l’entreprise ou dans son équipe c’est un peu comme entretenir sa voiture : si vous ne faites pas de révision, n’en prenez pas soin et ne changez pas les pièces en temps et en heure, elle finira par vous lâcher et ne vous amènera plus d’un point A à un point B. Ci-dessous quelques stratégie & conseils à cet effet.

Valoriser le relationnel et les compétences

S’il est agréable de travailler dans une entreprise où tout le monde parle le même langage et a le même objectif, encore faut-il dialoguer communiquer et partager une vision claire et un but commun.

Parmi les difficultés auxquelles les managers sont confrontés en gestion de projet, il y en a deux de quotidiennes : la justesse relationnelle et la montée en compétences.

D’une part, la considération humaine est un enjeu clé car elle offre un cadre et guide le sentiment de vision commune. Un manager avec des qualités sur le plan humain saura motiver les troupes, maintenir une bonne cohésion d’équipe et faire considérer le changement comme une opportunité plutôt qu’une menace. Une équipe dans laquelle chaque acteur a trouvé sa place, sait pourquoi il est là et ce qu’il souhaite accomplir, sera également un élément moteur. A noter que la stratégie RH est primordiale car des erreurs de recrutement peuvent saboter toute une culture projet !

D’autre part, chaque personne doit relever de nombreux défis pour produire plus vite, toujours mieux, tout en maîtrisant les coûts. Sur un plan collectif cela prend plus d’ampleur parce qu’il faut s’adapter les uns aux autres tout en gardant un esprit d’équipe et en respectant les enjeux de chacun.

La montée en compétences est indispensable dans le secteur du digital pour que l’équipe réponde aux attentes du projet. L’apprentissage permanent de chaque acteur du projet doit intégrer pleinement la culture projet pour permettre à chacun d’apprécier le challenge.

Adopter un but commun et vouloir se dépasser chaque jour sont les deux piliers de la culture projet qui incombe à chaque personne d’une équipe.

Pratiquer une communication efficace

Plus que nécessaire en gestion de projet, le reporting manque bien souvent à l’appel. En effet beaucoup de personnes ont tendance à individualiser leurs missions et/ou à oublier que les autres acteurs du projet doivent aussi avoir une vue d’ensemble de ce qui est réalisé.

Uniformiser les outils et le suivi de projet

Un outil de suivi et de pilotage de projet est indispensable. Pour être efficace, il faut qu’il soit le plus adapté possible à vos pratiques, qu’il comporte les fonctionnalités basiques en gestion de projet (planification et gestion du temps, gestion du budget, chiffrage, affectations, etc) et qu’il soit ergonomique. Un bon outil de suivi facilite le reporting. Un bon reporting doit être structuré, clair et apporter les réponses suffisantes face aux objectifs fixés. Le reporting pourra être hebdomadaire, bi-mensuel ou mensuel, selon : il en faut ni trop, ni pas assez l’ampleur des tâches ou des données.

La réunion de projet

Les réunions sont importantes : il en faut ni trop ni pas assez. Pour qu’une réunion soit utile elle doit avoir un objectif précis, un ordre du jour clair et donner lieu à des prises de décisions ou un plan d’actions. Il est bon de limiter le nombre de participants (idéalement, 5 à 6 personnes maximum), sinon elle ne permet pas à tous de s’exprimer ou devient ingérable.
Il y a plusieurs types de réunions dans la réalisation d’un projet : une au niveau opérationnel, une avec le client et une avec le(s) manager(s) pour le suivi de production.

La méthode de conduite des projets

Il n’existe pas une méthode idéale en gestion de projet, mais la méthode la plus adaptée à votre activité. Néanmoins, les méthodes agiles conviennent bien souvent aux projets digitaux pour l’adaptabilité au changement et à la complexité des livrables.
La méthode choisie doit être comprise de tous. Elle peut et doit être adaptée et personnalisée à la nature du projet, si l’équipe le juge nécessaire.

Les documents de référence et la gestion de la connaissance en projet

Pour assurer une cohérence de production et faciliter la gestion de projet, les documents de référence peuvent être des modèles types. La définition de modèles de documents pour chaque étape d’un projet apporte un certain confort tout en uniformisant les process.
Bien sûr, il faut penser à mettre à jour ces documents pour qu’ils restent adaptés, ou à créer des déclinaisons lorsque l’activité évolue.

En matière de documents, il est important de bien gérer les espaces de stockages et les process qui vont avec. La culture d’entreprise se cache dans chaque tâche du quotidien. Donc, un espace commun de documentation de projet bien organisé fait gagner du temps et évite des erreurs.

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