Six conseils pour réussir ses relances téléphoniques

La relance téléphonique peut paraître accessoire dans le processus de la médiatisation. Pourtant, elle s’avère stratégique lorsqu’elle est bien effectuée. C’est un moyen de créer des relations constructives avec un journaliste, comprendre sa manière de travailler et ainsi enrichir son carnet d’adresses.

1) Bien connaître son client

Les relances téléphoniques sont bien souvent perçues comme la tâche pénible des relations presse. Les stagiaires ou nouvelles recrues relations presse y sont souvent affectés, pour alléger l’emploi du temps du responsable presse. Cependant, la non- connaissance du sujet par ces derniers peut irriter le journaliste confronté à un interlocuteur vite déstabilisé par ses questions. Il convient donc de bien préparer ses relances téléphoniques en connaissant bien le client et le sujet de l’article. Utiliser des notes en parallèle permet de mieux répondre aux informations demandées par le journaliste.

2) Cibler les journalistes

Les journalistes reçoivent quelque 300 communiqués par jour, dont beaucoup ont peu de rapport avec la ligne éditoriale. Bien cibler les journalistes en ne polluant pas leur boîte mail améliorera à coup sûr les relations avec eux. Pour les identifier, il faut s’appuyer sur les derniers écrits, les types de supports pour lesquels ils travaillent, afin de proposer des choses pertinentes.

3) Avoir une approche personnalisée pour chaque journaliste

Il est essentiel de se renseigner sur la ligne éditoriale du journal avant de contacter un journaliste. On ne s’adresse pas de la même façon à un journaliste spécialisé dans un domaine qu’à un journaliste économique. De plus, en consultant les articles récents, vous établirez un lien entre ce qui a été dit et ce que vous avez à dire. Cela augmente ses chances de paraître dans le journal.  Ajoutez à cela le contact humain de la relance téléphonique qui peut transformer un contact officiel et formel en un lien professionnel sympathique. Cela renforce la crédibilité. Mais attention à ne pas harceler les journalistes. Même avec une approche personnalisée, plusieurs appels seront peu appréciés.

4) Bien choisir le moment

Quelques règles sont à respecter en matière de relances téléphoniques. Appeler pendant les comités de rédaction matinaux, les passages TV ou radio des journalistes, est à proscrire. Quant aux relances du vendredi après-midi, les avis divergent. Certains refusent catégoriquement sous prétexte que les journalistes sont déjà partis en week-end, tandis que d’autres sont plus réceptifs aux sollicitations ce jour-là.

S’agissant d’évènements, une vague de relances est à faire avant, pendant et après l’évènement. Si la manifestation dure plusieurs jours, communiquer sur des faits concrets et marquants auprès de journalistes déjà contactés, peut les convaincre de se déplacer. Post-évènement, les relances accompagnées des faits les plus notables permettent d’obtenir un maximum de retombées presse.

5) Adopter une attitude sympathique

Le ton de votre voix influencera celui de la conversation. Une voix sûre donnera envie au journaliste de vous écouter. Une voix timide couplée à un ton soporifique vous fera perdre son attention, malgré l’intérêt du sujet abordé. Sourire au téléphone s’entend et dégage une impression positive.

Pour ce qui est du pitch, allez droit au but. Vos chances d’une bonne relance ne sont pas proportionnelles à la durée de l’appel. Ce serait plutôt l’inverse. Un propos bref et simple évite de lasser l’interlocuteur. Enfin, écoutez ce que le journaliste vous dit. La relance doit être un échange et non un monologue de votre part.

6) Faire un bon suivi

Une fois la relance effectuée, si le journaliste est intéressé par le sujet, il demande  généralement de recevoir les informations par mail. Dans ce cas, soyez réactif et envoyez les informations dans les minutes qui suivent l’appel. Attendre la fin de journée, voire le lendemain, donnera l’impression que paraître dans ce journal ne vous importe pas plus que cela. Après le rapide rappel de votre actualité accompagné du communiqué, du dossier de presse et des visuels, attendez une bonne semaine avant de rappeler le journaliste.

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