Promesse d’embauche : comment la signer sans attendre grâce à la signature électronique

Alors que beaucoup d’entreprises peinent à recruter, les DRH ne peuvent se permettre de laisser filer les profils qu’ils convoitent ! Saviez-vous qu’il était possible d’utiliser la signature électronique pour signer une promesse d’embauche ? C’est un moyen rapide, fiable et efficace de rassurer les deux parties. Voici comment cela fonctionne.

Recruter les bons candidats est souvent compliqué à l’heure actuelle, et le processus prend à la fois beaucoup de temps, d’argent, et d’énergie. Ainsi, en cette mi-janvier, plus 800 000 annonces sont en ligne sur le site de Pôle Emploi. Selon le baromètre bpifrance et institut Rexecode présenté le 18 novembre, intitulé « Les difficultés de recrutement sont redevenues le principal frein à la croissance des PME en France », 79 % des TPE et PME interrogées ont été confrontées à des difficultés pour embaucher en 2021.

Beaucoup de spécialistes des ressources humaines l’attesteront : trouver la ou les perles rares se fait à l’issue d’un processus de recrutement parfois long et compliqué, et de plus en plus professionnalisé, avec des stratégies d’acquisition candidats pointues. En effet, comprendre les candidats, leurs besoins, leurs questionnements, puis savoir activer les bons leviers tout au long d’un parcours de recrutement est essentiel. Il y va de la performance et de l’organisation de sa PME, de sa TPE, ou de son grand groupe. C’est aussi valable pour un indépendant qui souhaite étoffer l’équipe de sa micro-entreprise ou de son petit commerce.

C’est pourquoi une fois que l’on a identifié le collaborateur qui peut faire l’affaire (parfois au bout de semaines de recherches et d’annonces en ligne), il n’est pas question de le laisser filer ! Si le candidat que l’on espère recruter n’est pas sur place, il peut être risqué de ne pas lui faire signer tout de suite sa promesse d’embauche. Qui sait si la concurrence ne le convoite pas également, et qui dit qu’il ne va pas faire faux bond ? Perdre du temps à envoyer un courrier, à attendre qu’il revienne signé n’est plus pensable. C’est d’ailleurs anxiogène pour les deux parties.

Signer le plus rapidement possible la promesse d’embauche est un moyen de sécuriser la venue prochaine d’un futur recruté. Saviez-vous que grâce à la signature électronique, vous pouviez désormais faire signer à distance une promesse d’embauche par les deux parties ?

Les documents n’ont plus besoin d’être postés avant d’être signés, ni scannés, et plus personne ne doit se déplacer. Cela fonctionne aussi avec les autre documents RH, et d’autres documents (commercial, fournisseurs…).

Les avantages de la signature électronique lors d’un recrutement

La signature électronique raccourcit les délais, sécurisant l’embauche en toute confidentialité pour l’ensemble des parties. Le futur collaborateur et l’entreprise s’engagent immédiatement, dès que l’accord a été trouvé.

Avec la signature électronique, il est possible de recevoir, de consulter et de signer ses documents où que l’on se trouve, depuis un ordinateur, une tablette, ou son mobile.

Elle permet d’apporter son consentement à des documents numériques, et aussi de les approuver, et le tout dans la plus grande sécurité puisque la personne qui signe est identifiée. En effet, le consentement du signataire doit impérativement être prouvé.

Enfin, comme le document est figé dans le temps, son intégrité est garantie.

La signature électronique pour le contrat d’embauche également

La signature électronique s’applique pour les autres procédures administratives liées à l’arrivée d’un nouveau collaborateur, comme la signature de sa future mutuelle d’entreprise, du règlement intérieur de la société qui l’embauche, ou même pour les accords de confidentialité lorsqu’il y en a.

Même le contrat de travail à durée indéterminée (CDI) peut être signé en ligne par le biais d’une plateforme certifiée de signature électronique comme l’entreprise européenne Yousign !

En effet, ni le règlement européen eIDAS (encadrant le fonctionnement de la signature électronique), ni le Code du travail français ou encore le Code Civil n’émettent de réserves pour faire appel à la signature numérique des contrats d’embauche.

La signature électronique de plus en plus utilisée par les PME

La signature électronique s’impose de plus en plus au sein des entreprises de toute taille. La crise économique et sanitaire de la Covid-19 et les confinements successifs ont accéléré la digitalisation des entreprises, et elles fait partie des solutions qui se mettent en place.

Elle concerne de nombreux services au sein des PME-TPE, et des grands groupes, parmi lesquels les DRH bien sûr, mais aussi les directions marketing, les services juridiques, l’assurance ou l’immobilier.

En choisissant un partenaire de confiance certifié comme l’entreprise française Yousign, les entreprises sont assurées que leurs données sont hébergées en Europe exclusivement. Toutes les signatures sont certifiées eIDAS, une réglementation qui fixe les règles d’utilisation et de reconnaissance légales des procédés de signature électronique des pays membres de l’Union européenne.

En choisissant un prestataire de service en conformité avec ce règlement, les entreprises et les particuliers ont ainsi la certitude que les documents sont signés en toute légalité et en toute sécurité.

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