La méthode OKR étape par étape

La méthode OKR ou Objectives and Key Results associe les objectifs d’une entreprise à la mesure de résultats-clés. Cette méthode de management consiste à définir des objectifs ambitieux à court terme et à élaborer une stratégie & conseils afin de les atteindre. Elle fournit un cap à l’entreprise, favorisant sa croissance et générant son succès.

Historique de la méthode OKR

La méthode OKR a vu le jour dans les années 50 grâce à l’expertise de Peter Drucker. En ce temps, la méthode était encore dénommée « Management by Objectives » ou MBO. Plus tard, dans les années 70, Andrew (Andy) Grove, ancien CEO du groupe Intel, reprit ces travaux pour les ajouter à un changement stratégique de l’entreprise.

En 1975, Andy Grove donna une conférence sur la méthode. Parmi son audience, John Doerr, l’un des principaux investisseurs de Google, s’intéressa au sujet. Il montra la technique à Larry Page et Sergey Brin qui l’appliquèrent chez Google en 1999. Aujourd’hui, de nombreuses entreprises utilisent la méthode OKR, pour ne citer que Twitter, Spotify et LinkedIn.

Qu’est-ce que la méthode OKR ?

Contrairement à ce que l’on pourrait penser, la méthode OKR n’est pas réservée aux multinationales et aux grandes entreprises. En effet, elle s’applique aussi aux PME et aux start-up. Cette méthode permet d’exécuter la vision et les missions de l’entreprise en réunissant tous ses collaborateurs autour d’un objectif commun.

Le principe de la méthode OKR

En appliquant la méthode OKR, une entreprise définit des objectifs ambitieux et clairs, mais toutefois atteignables. Ces objectifs sont ensuite reliés à des résultats concrets qui serviront de repère pour y parvenir. Généralement, les objectifs OKR sont programmés pour être accomplis en un trimestre. Cependant, ils peuvent également faire l’objet d’une planification annuelle.

La méthode répond à deux questions fondamentales :

– Où souhaite-t-on aller ou que souhaite-t-on accomplir ?

– Comment faire pour y arriver ou comment savoir que l’on est dans la bonne direction ?

La définition des objectifs

La réponse à la première question (où souhaite-t-on aller ou que souhaite-t-on accomplir ?) concerne les objectifs. Ces derniers doivent amener les équipes de l’entreprise à sortir de leur zone de confort, d’où l’importance du caractère ambitieux. Ils doivent en outre être clairs pour que chacun puisse comprendre en quoi consiste sa mission. Toutefois, définir un objectif ne suffit pas. Il faut également s’assurer que tout le monde se sente impliqué. Pour cela, il convient de fixer les objectifs collectivement.

Des résultats mesurables pour atteindre les objectifs

La seconde question (comment faire pour y arriver ?) définit les résultats-clés, c’est-à-dire des indicateurs mesurables qui témoignent de l’accomplissement des objectifs prédéfinis. Il s’agit d’étapes évaluables qui permettent de jauger le taux d’accomplissement d’un objectif. À cet effet, ils peuvent être notés en pourcentage ou sur une échelle de 0.0 à 1.0 selon le logiciel utilisé.

Les objectifs OKR sont associés à des mesures quantitatives engendrant des rapports sous forme de données statistiques. Ces données peuvent être analysées par les managers pour vérifier l’état d’un projet. Elles permettent de corriger le tir si une équipe ne parvient pas à atteindre l’objectif fixé.

La méthode OKR étape par étape

Elle consiste à définir en premier lieu les objectifs clés. En plus d’être ambitieux et qualitatifs, ils doivent être limités dans le temps. Il faut également prendre le temps de les classer par ordre d’importance. Chaque objectif doit être relié à des résultats quantifiables et réalisables. Selon Henrik-Jan Van Der Pol, il existe quatre règles d’or à respecter pour les OKR :

– simples et précis ;

– définis annuellement et trimestriellement ;

– poussant au challenge ;

– résultats chiffrables.

Les caractéristiques des objectifs OKR

D’une manière générale, on définit trois grands objectifs. Ces derniers servent de boussole pour trouver le chemin à emprunter. Ils doivent ainsi respecter les caractéristiques suivantes :

– Êtres directionnels : ils doivent montrer le but à atteindre sans pour autant préciser le moyen d’y parvenir.

– Être clairs et nets : si les objectifs sont difficiles à comprendre, l’équipe avancera dans un brouillard épais. Il est indispensable que les objectifs soient bien clairs pour tout le monde.

– Êtres temporels : pour stimuler toute l’équipe, il faut fixer un délai.

– Être ambitieux et inspirants : dans une entreprise, certains salariés sont plus à l’aise avec les chiffres tandis que d’autres sont motivés par un objectif qui inspire. En définissant des objectifs OKR, chaque individu y trouve son compte.

Les objectifs OKR encouragent en outre la créativité.

Définir les résultats clés

On peut assimiler les résultats-clés ou KR à un KPI (Indicateur de performance clé) ayant une cible. Généralement, on définit 3 à 5 KR pour chaque objectif OKR. Comme les objectifs, ils doivent aussi avoir des caractéristiques propres :

– Les KR sont mesurables

Le caractère quantifiable permet de déterminer les progrès d’une façon concrète. Il faut ainsi éviter les superlatifs, car ils sont flous et peu précis. Au lieu de dire « attirer beaucoup de prospects », préciser « attirer 3 000 prospects ». C’est plus clair et cela permet de mesurer facilement le taux de réussite. Ce nombre assigné aux KR peut autant être négatif que positif.

– Ils rendent l’objectif réalisable

Si un objectif semble impossible à réaliser, cela risque de démotiver l’équipe. Aussi, pour définir les résultats clés, il faut se poser les bonnes questions comme « quel moyen devra-t-on déployer pour atteindre les objectifs ? » ou « que devra-t-on faire pour réaliser les objectifs ? ». Les résultats sont là pour permettre de se rapprocher au mieux de son but.

– Les KR sont difficiles à atteindre

Les résultats doivent être réalisables, mais toutefois mettre l’équipe dans une situation d’inconfort et de difficulté. Si le KR est facilement atteint, cela veut dire qu’il ne reflète pas les ambitions exprimées par les OKR.

Une fois les objectifs et les résultats clés déterminés, il convient de les communiquer à l’ensemble de l’entreprise.

Mesurer les résultats

Une mise à niveau régulière des procédures est nécessaire pour s’assurer du bon fonctionnement des opérations. La procédure est considérée comme étant une réussite à partir du moment où l’on atteint 70 % de l’objectif.

En effet, le but de la méthode OKR n’est pas d’atteindre les objectifs qui ont été définis, mais de trouver un moyen d’y parvenir. Autrement dit, réaliser un objectif OKR à 100 % est impossible. Cela peut paraître perturbant, mais il faut davantage se concentrer sur les actions et leurs impacts sur le développement de l’entreprise. Le niveau de réussite est indiqué selon l’échelle suivante :

– 0 % : c’est un échec ;

– 30 % : on n’a pas encore fait assez d’effort ;

– 50 % : c’est approximativement ce que l’on veut atteindre, il faut continuer dans cette voie ;

– 70 % : c’est déjà une réussite ;

– 100 % : ce n’est pas possible, il faut définir des objectifs plus ambitieux.

On notera que les résultats-clés ne peuvent pas être utilisés dans le cadre d’une évaluation du personnel ni constituer un motif de licenciement dans le cas où les objectifs ne sont pas atteints.

La méthode OKR est innovante, car elle permet de découper les objectifs principaux en résultats clés qui sont affectés à différentes équipes de production. De cette manière, chaque membre de l’entreprise est impliqué et participe au développement de l’entreprise.

Exemple d’OKR

Objectif de l’entreprise : Augmenter le nombre de magasins de 20 %.

Résultats clés :

1. Trouver 40 nouveaux franchisés potentiels d’ici le mois de mars.
2. Parmi ces 40 nouveaux franchisés, en former au moins 30 jusqu’au mois de juin.
3. Avant septembre, 25 d’entre eux auront signé un contrat avec l’entreprise.
4. D’ici décembre, 20 magasins seront ouverts.

Dans l’entreprise, chaque résultat clé pourra être assigné à une équipe qui en fera à son tour son OKR. L’équipe des Ressources Humaines pourra prendre en charge la sélection des nouveaux franchisés et y attribuera également des résultats clés.

Objectif de l’équipe RH : trouver 40 nouveaux franchisés potentiels d’ici le mois de mars

Résultats clés :

1. Recevoir 500 candidatures avant janvier.
2. Sélectionner parmi eux 60 candidats intéressants jusqu’en février.
3. Retenir 40 candidats jusqu’au mois de mars.

Pour l’équipe de formation : former 30 nouveaux franchisés jusqu’au mois de juin.

Résultats clés :

1. Préparer la formation jusqu’en avril (développer de nouveaux matériels, concevoir les présentations PowerPoint).
2. Dispenser 1 mois de cours intensifs jusqu’au mois de mai.
3. Choisir parmi les 40 candidats qui ont suivi le cours 30 candidats minimum jusqu’en juin.

Pour l’équipe juridique : signer un contrat avec 25 des candidats retenus jusqu’en septembre.

Résultats clés :

1. Récolter les informations et les documents d’inscription jusqu’en juillet.
2. Finir les ébauches des contrats et les envoyer d’ici le mois d’août.
3. Signer 25 contrats au moins d’ici septembre.

Pour l’équipe opérationnelle : ouvrir 20 magasins d’ici décembre.

Résultats clés :

1. 1. Accompagner les nouveaux franchisés potentiels dans la sélection des 25 lieux commerciaux jusqu’en septembre.
   2. Acquérir les matériaux et débuter les réformes jusqu’au mois d’octobre.
   3. Ouvrir au moins 20 nouveaux magasins avant Noël.

Les « Stretch Goals », une méthodologie plus ambitieuse de l’OKR

Les Stretchs goals sont des objectifs plus ambitieux que certaines firmes à l’instar de Google adoptent. Il s’agit d’un concept faisant partie de la démarche OKR qui consiste à définir de manière volontaire des objectifs qui sont très difficiles à atteindre. Pourquoi ? Tout simplement pour identifier les meilleurs talents dans son équipe de travail et engager les travailleurs dans un environnement où dans lequel challenges et émulations font l’atmosphère quotidienne.

Cette approche présente à la fois des avantages et des inconvénients pour l’entreprise qui l’adopte. Certes, la productivité pourrait être accrue, et l’esprit de défi pourrait pousser les travailleurs à donner leur maximum au quotidien. En revanche, le principal risque c’est de donner aux équipes un sentiment de frustration et d’échec quand ces objectifs en question ne peuvent être atteints. Les salariés, prenant conscience qu’ils ne pourront (presque)jamais atteindre les objectifs fixés, perdent leur motivation et deviennent exténués au niveau moral.

D’un autre côté, dans la méthodologie OKR, les objectifs non atteints ne signifient pas toujours qu’il y a échec. Fixer les OKRs c’est déterminer un seuil à surpasser, ce qui signifie atteindre de bons résultats même si le principal objectif ne peut être atteint. Donc, même si le 100% n’est pas possible, 60%, 70% ou plus sont une tendance vers les 100%. C’est ce qui fait tout l’intérêt de cette caractéristique des OKRs.

Comment adopter la méthodologie OKR dans votre entreprise ?

Comme nous l’avons déjà précisé dans l’article, toutes les entreprises peuvent adopter la méthodologie OKR. Pour pouvoir mettre en place cette approche au sein de son organisation, il va falloir respecter quelques préalables. Tout d’abord, il faut que la transparence soit imposée pour pouvoir adopter la démarche OKRs. Il s’agit d’une caractéristique fondamentale, car les OKRs ne doivent pas être secrets. Au contraire, les objectifs d’entreprises doivent être partagés avec toutes les équipes pour qu’ils sachent quelle direction prendre pour les atteindre. Mais le plus important n’est pas juste le fait d’informer les OKRs aux équipes, mais qu’elles comprennent en quoi consiste la méthodologie. Par conséquent, au moment de présenter les OKR aux équipes, il va falloir discuter de ces différents points :

1. 1. • Quels sont les OKRs ? Déterminer les bases de la méthode, c’est-à-dire établir les objectifs de grande envergure mensuellement ou trimestriellement, indiqués par trois ou quatre Key Results mesurables ;
      • Pour quelles raisons utiliser les OKRs ? Rappeler la manière dont l’entreprise définit ses objectifs et préciser les limites de la méthode existante ;
      • Comment fonctionnent les OKRs ? Définir la timeline (cela peut s’agit d’un mois, d’un trimestre, d’un semestre ou d’une année) de ce que les équipes ou les personnes devront faire. Déterminer également les principaux Key Results ainsi que l’organisation et la répartition des responsabilités ;
      • Lever le moindre doute concernant la méthodologie. Les équipes et les salariés ont probablement des questions ou ont leur mot à dire à propos de la démarche à suivre.

Après que l’entreprise connaît mieux les objectifs qu’elle doit atteindre et la manière dont elle pourra évaluer ses résultats, les travailleurs pourront mieux s’organiser dans l’exécution. Grâce à la méthodologie OKR, les différentes tâches des salariés et des équipes de travail s’alignent facilement aux objectifs prioritaires de l’entreprise.

Comme précisé plus haut, la transparence est très importante dans cette méthode de management. Il s’agit même de la clé qui permet de garantir son succès. Avec une bonne communication, la transparence des OKRs permet à tous les collaborateurs de l’entreprise d’avoir en tête les priorités et les moyens qui permettent d’évaluer ces priorités.

Comment bien définir les objectifs et les résultats clés ?

L’idéal, c’est de ne pas dépasser 5 objectifs. Avec 3, 4 ou 5 buts à atteindre, l’effort sera mieux concentré, autrement, il se diluera et aucun objectif ne serait atteint au final. Les OKRs ne sont pas déterminés à destination des salariés eux-mêmes, mais particulièrement aux entreprises ou aux équipes. Par contre, les collaborateurs sont généralement impliqués dans la fixation des objectifs, et cette implication est un facteur de motivation important. En ce qui concerne le choix des objectifs OKRs, ceux-ci devront être en accord avec les objectifs principaux de l’entreprise (par exemple, engager la transformation numérique de la marque).

Dans la formulation des objectifs, il est conseillé d’utiliser des énoncés incitant à aller encore plus loin. Des énoncés du type « maintenir le positionnement sur le marché » ou « continuer telles ou telles activités » sont très limités. En préférant des termes plus objectifs et sans ambiguïtés, il sera alors plus simple de savoir si l’objectif a été ou non atteint. Ainsi, plus détaillés et plus clairs vont être les objectifs, plus de chances ils auront d’être atteints.

En ce qui concerne les résultats clés ou Key Results, il est préférable d’en choisir trois pour chaque objectif. Il faut que les résultats clés soient mesurables pour savoir s’ils sont atteints ou pas. Par exemple, améliorer le taux de conversion de 30%, atteindre un nombre de partages de 20% de plus, parvenir à x nombres de likes, etc. En somme, il s’agit de proposer des résultats décrivant des résultats, mais pas des activités. Ainsi, il est préférable de formuler : « améliorer le taux de conversion de 15% » plutôt que « faire une campagne de parrainage ». Aussi, il faut éviter les wording incluant les mots comme : consulter, analyser, participer, évaluer qui décrivent des actions, mais qui ne définit pas des résultats.

Les solutions de suivi OKR

L’intégration de la méthodologie OKR dans une entreprise ou une association demande de la structuration ainsi qu’une grande organisation logistique. Mais grâce aux solutions de gestion des objectifs clés, l’adoption de cette méthodologie se simplifie. Ces programmes informatiques conviennent à toutes les entreprises avec chacun des avantages qui leur sont propres. Le plus souvent, les logiciels de gestion OKRs sont proposés en SaaS. Ils sont nombreux sur le Net et proposent le plus souvent des fonctionnalités gratuites et payantes, en fonction des besoins de l’entreprise. Parmi les solutions en gestion des objectifs clés les plus célèbres, on peut citer Klipfolio, Perdoo, Pulse OKR ou encore Oracle Scorecard and Strategy Management. Il reste préférable d’effectuer une comparaison afin de trouver le meilleur logiciel ou services en ligne pour son entreprise ou organisation.

Ainsi, on peut conclure que tout le monde contribue à atteindre l’objectif de l’entreprise et chacun sait ce qu’il doit faire. Il s’agit ici d’une méthode OKR à deux échelons, mais qui peut descendre jusqu’au niveau opérationnel le plus bas.

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