Six conseils pour réussir votre salon virtuel et remplacer votre salon ou événement annulé

Vous souhaitez organiser un salon virtuel pour promouvoir votre activité ? Voici quelques conseils pour que votre événement online soit une réussite. Attention, cet article étant particulièrement demandé avec la crise actuelle du Coronavirus, j’ai complété l’article initial pour vous aider à appréhender la façon de remplacer votre événement physique par un ou plusieurs événements digitaux. Je vous invite aussi à lire mon article sur la façon d’adapter votre stratégie marketing au Coronavirus.

Salon virtuel : définition

Le salon virtuel est une plateforme en ligne qui permet de visiter un salon de façon virtuelle comme si l’on y était physiquement. Tout comme les salons physiques, les salons virtuels visent à réunir un grand nombre d’exposants et de visiteurs d’un secteur d’activité. Les deux grandes différences sont que les salons virtuels sont ouverts en permanence, et que les professionnels vont pouvoir faire des rencontres B to B sans se déplacer.

Est-ce qu’un salon virtuel permet de remplacer un événement physique annulé ou reporté ?

La réponse est dans la question, un salon virtuel ne peut remplacer à l’identique un événement physique. Ainsi avant de se précipiter sur une plateforme de salon virtuel, il est important de repenser ce que vos exposants et vos visiteurs viennent chercher sur votre salon ou sur le salon sur lequel vous aviez l’habitude d’exposer.

Ce que viennent chercher les visiteurs et les exposants sur un salon ?

Les visiteurs d’un salon viennent :

• assister à des conférences pour s’éduquer sur la thématique du salon et rencontrer des experts du secteur ;
• découvrir de nouveaux fournisseurs ;
• faire leur veille ;
• rencontrer leur fournisseur et discuter avec eux ;
• acheter directement (par exemple pour les salons B2C ou certains salons B2B comme Maison et Objets).

Les exposants viennent :

• faire de la communication et orchestrer leur campagne presse ;
• se faire connaître auprès de nouveaux clients et prospects ;
• générer des leads qu’ils pourront travailler après ;
• rencontrer tous leurs clients sur un même lieu et une période courte ;
• vendre directement.

Un salon virtuel ne pourra pas reproduire simplement l’ensemble de ces usages et satisfaire ainsi toutes les attentes de vos visiteurs et exposants, il faudra ainsi faire des choix et sélectionner la bonne stratégie digitale pour satisfaire les attentes les plus importantes de chacun. Avant cela, repensons aussi ce qu’un organisateur de salon apporte.

Ce qu’apporte un organisateur de salon à ses exposants et visiteurs ?

Les organisateurs de salon apportent :

• un lieu au sein duquel les exposants et les visiteurs peuvent se rencontrer ;
• un lieu où les exposants peuvent présenter leurs produits ;
• un lieu où les exposants peuvent faire des conférences et les visiteurs y assister ;
• des bases de contacts permettant de communiquer et de faire venir un nombre important de visiteurs ;
• des bases de contacts permettant d’adresser les exposants / acteurs principaux d’un marché.

Ainsi, si votre événement doit être reporté ou annulé, il est important de réfléchir à la bonne façon de continuer à apporter de la valeur à ses visiteurs et exposants en capitalisant sur ses actifs à savoir les bases de contacts et la marque du salon qui lui apporte sa légitimité en tant qu’intermédiaire.

Comment remplacer un programme de conférence ?

Remplacer un programme de conférence physique pour le passer en virtuel est peut-être la chose la plus facile. Il suffit de :

• conserver ses orateurs et le planning des conférences ;
• d’organiser des conférences virtuelles en lieu et place des conférences physiques, en enregistrant préalablement chaque conférence ou en les réalisant en live ;
• de permettre les questions par chat.

Pour cela, tous les outils de visioconférence ou de Webinaire comme Zoom, Join.me, Webinar Jam ou même YouTube Live sont adaptés et peu coûteux.

Il existe même des modèles économiques rentables pour financer ce type de conférence :

• les faire financer classiquement par les conférenciers en échange de la visibilité accordée et de la promotion faite autour de l’événement ;
• mais aussi les faire financer par les visiteurs en leur proposant d’accéder gratuitement au live et en faisant payer l’accès à l’ensemble des replays dans le cadre d’un forfait.

Si vous êtes intéressé, 1min30 peut vous accompagner dans la mise en place de salon virtuel / conférence virtuelle en :

• choisissant et paramétrant les bons outils pour vous ;
• gérant les relances mails et la promotion de l’événement ;
• gérant les mécaniques de marketing automation permettant de proposer les abonnements payants, etc.

Pour cela, il suffit de nous contacter 😉

Comment générer des leads ou des ventes pour vos exposants ?

Pour générer des leads ou des ventes à vos exposants, les mécaniques de salon virtuel avec des faux stands ne sont pas très efficaces en créant des expériences digitales assez pauvres. Il sera plus efficace de mettre en place des dispositifs digitaux plus efficaces pour cela à savoir :

• organiser des webinaires (cf point précédent) ;
• promouvoir des contenus premiums : livres blancs, infographies, vidéos qui seront disponibles en téléchargement par exemple ;
• gérer des prises de rendez-vous pour vous exposants.

Pour cela, vous pouvez vendre / louer vos bases de données ou gérer vous-même l’envoi régulier de newsletters promotionnelles auprès de votre communauté de visiteurs.

Si vous êtes intéressé, 1min30 peut vous accompagner dans la mise en place de stratégies de génération de leads en:

• organisant les webinaires ;
• réalisant vos contenus premium : livre blanc, vidéo, infographie, etc ;
• organisant des opérations de téléprospection.

Pour cela, il suffit de nous contacter 😉

Comment permettre à ses visiteurs de faire de la veille sur votre secteur ?

Pour faire de la veille si l’événement physique n’a pas lieu, il sera plus difficile de remplacer cette fonctionnalité par une autre forme d’événement virtuel, il faudra plutôt penser à créer un média de type blog, newsletter, etc. Cela ne remplacera pas immédiatement le salon mais l’avantage c’est que ce média pourra permettre de faire vivre votre marque toute l’année et pas seulement au moment des événements, en plus vous avez déjà des annonceurs prêts à financer ce média : vos exposants !

Si vous êtes intéressé, 1min30 peut vous accompagner dans la mise en place d’un média complémentaire de votre salon en :

• rédigeant vos articles de blog / newsletters ;
• assurant le référencement naturel de vos contenus ;
• réalisant la promotion de votre média ;
• en démarchant vos exposants pour qu’ils annoncent dans votre média sous forme publicitaire ou d’articles sponsorisés.

Pour cela, il suffit de nous contacter 😉

Ce que le digital ne permet pas de bien reproduire ?

Le digital en revanche ne sera pas une bonne plateforme de networking à même de créer des rencontres et des échanges comme sur un salon ou un événements physique. Bien sûr il est possible de mettre en place des groupes sur les réseaux sociaux, ou de créer des communautés mais rien ne remplacera vraiment les interactions sur un stand, au buffet ou dans la queue de la cafétéria. L’organisateur d’événement aura ainsi beaucoup de mal à reproduire et à monétiser cet élément clé qui rend les événements physiques encore irremplaçable !

Trois raisons d’organiser un salon virtuel

• Gagner en visibilité et développer une relation B to B de proximité : le salon virtuel est  un moyen efficace de référencement naturel qui permet d’être visible et omniprésent sur la Toile. Loin du contact téléphonique ou du formulaire, il crée une relation de proximité et de confiance entre les visiteurs et les exposants du salon, qui peuvent se voir et interagir en direct grâce au tchat audio-vidéo.
• Valoriser et moderniser votre image de marque : grâce aux nouvelles techniques de communication et aux nouvelles technologies que requiert l’installation d’un salon en ligne (tchat vidéo, écrans tactiles, animations 3D, etc.), votre entreprise gagnera en notoriété et attirera un public jeune et très connecté. Le salon virtuel est donc un bon moyen de montrer que l’entreprise s’adapte aux innovations et maîtrise les nouvelles technologies de communication.
• Créer un événement éco-responsable : les salons virtuels n’engendrent aucun frais de déplacement, la location du stand est bien moins chère, et il en est de même pour les dépenses en communication puisque toutes les créations sont immatérielles. Ainsi, en plus de réduire vos déplacements et vos dépenses, le salon online est écologique.

Les 6 conseils de l’article initial

Vous retrouverez ici, l’article initial sur les salons virtuels dont les informations datent aujourd’hui un peu. Nous le laissons là essentiellement pour conserver notre position en référencement naturel 😉

Trois astuces pour la mise en place de votre salon virtuel

Avant : soyez organisé !

La mise en place d’un salon en ligne requiert en amont de la préparation, beaucoup d’organisation, et une parfaite maîtrise de la plateforme. Ne laissez rien au hasard, instaurez un rétro-planning pour les invitations, la communication et la création de stands.

Je vous conseille, entres autres, la plateforme MGM Cloud, spécialisée dans la gestion d’invitations, et la plateforme V3D Event pour la création de vos salons virtuels ou événements hybrides. Comme pour les salons traditionnels, cette plateforme vous permet de personnaliser, selon l’identité de votre entreprise, vos stands (agencement, habillage) et vos supports de communication (logos, visuels de promotion). Enfin, pour être plus facilement identifiable par vos clients et prospects, vous pourrez créer des avatars pour les membres de votre équipe présents sur les stands.

Pendant : misez sur l’interactivité !

Le jour J, rendez votre stand attractif en mettant en avant votre actualité, vos jeux concours, nouveaux produits et services, afin de drainer du trafic sur vos stands. Durant le salon virtuel, les visiteurs pourront ainsi :

•  échanger leur carte de visite avec les participants ;
• dialoguer avec les exposants via le tchat audio-vidéo ;
• assister à des conférences en direct ;
  
• consulter et télécharger la documentation disponible (brochures, catalogues…) ;
• visionner les vidéos des produits et services exposés sur les stands ;
• acheter les produits sur les sites marchands des exposants.

Après : gardez le contact !

Une fois le salon virtuel terminé, prenez le temps de remercier les participants sur tous vos réseaux sociaux. Ensuite, relancez par mail vos visiteurs pour qu’ils se souviennent de votre entreprise. Discuter et demander un feedback aux participants vous permettra :

• de faire le point sur l’ensemble de vos actions ;
• de comprendre les attentes et les comportements de vos clients, de dépasser certaines limites constatées dans votre fiche d’évaluation, et d’adopter de nouvelles formes d’organisation, si nécessaire ;
• si l’événement est un succès, l’information deviendra vite virale et prolongera le rayonnement de votre marque au travers de cet événement.

Partagez sur vos réseaux sociaux les contenus pertinents issus du salon virtuel. Pour cela, mettez en place des outils de curation :

• Télécharger un outil de veille de la conversation, tel que Hootsuite ou Agora pulse. Il vous permettra de suivre les messages utilisant le hashtag de l’événement.
• Créer un compte storify. Vous pourrez ainsi suivre les conversations tenues sur les réseaux sociaux, puis faire une synthèse des moments forts de l’événement. Vous pouvez aussi partager le récapitulatif de la journée via la newsletter envoyée aux participants.

Enfin, il faut faire le bilan pour établir un plan de relance pertinent. Vous pourrez ensuite mesurer vos retours, aussi bien les retombées presse que les résultats commerciaux.

Notre agence spécialisée dans l’événementiel est prête à vous accompagner dans l’organisation de votre événement. N’hésitez pas à nous contacter.

Si cet article vous a plu, nous vous invitons à découvrir notre agence évènementielle et à télécharger notre livre blanc « Placez les Relations Publics au cœur de votre Stratégie d’Acquisition »